Géoprod Quality est un logiciel intégré de gestion commerciale et de gestion de production spécifiquement développé pour les cabinets de Géomètre-Expert, les Bureaux d’Étude et les agences d’Architectes.
A partir d’une architecture Client/Serveur déployée sur votre système informatique ou encore hébergée en cloud sur nos serveurs sécurisés SSL, l’information est disponible au travers de multiples plateformes clients : PC, Mac, tablettes iOS, iPhone, smartphone Androïd et Web Service
Il permet d’optimiser largement le fonctionnement de son entreprise, en fournissant un support à l’organisation du travail de chaque personne, pour un maximum de 500 postes simultanés en multi-site. Il met en œuvre les principes de fonctionnement suivants :
- Gestion centralisée de l’activité de tous les membres du cabinet, évitant les pertes de temps dans la recherche et le suivi des dossiers.
- Vision de l’état d’avancement des dossiers claire et synthétique, vue financière de l’activité de l’entreprise en temps réel.
- Intégration de tous les outils de gestion et d’un serveur de mail en un seul logiciel, incluant un module de gestion électronique de documents (G.E.D.), le planning partagé sur Google Agenda, accessible sur son smartphone ou son PC.
Cette licence est distribuée en licence flottante (à jeton), 5 licences peuvent être utilisées par 7 ou 8 personnes par exemple, mais le nombre d’utilisateurs simultanés sera limité à 5.
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La gestion commerciale
La gestion commerciale, véritable CRM (Gestion de la Relation Client), centrée autour d’une saisie unique de ses clients, de ses fournisseurs et de leurs contacts, offre la possibilité de réaliser ses devis, commandes, et factures très rapidement à partir de trames de devis pré-définis correspondant à des travaux types, définis via une bibliothèque de catalogues. Un devis peut être envoyé instantanément par simple clic par mail avec PJ au travers du serveur de mail de Géoprod Quality.
Les pièces commerciales, rattachées à un dossier de production ou à un marché, calculées ligne à ligne, au forfait, pour une facturation des heures produites ou encore par % d’état d’avancement de phase de maîtrise d’œuvre, peuvent être estimées en temps passés au moment des devis, puis comparées aux temps réalisés en fin de dossier ou lors d’une situation de chantier.
Intégrant la gestion des règlements et un puissant module de relance, comportant cinq niveau de relance (appel téléphonique, mail, 3 modèles de relance par courrier), elle dispose des indicateurs de performance de son entreprise sous forme de tableaux croisés ou de graphes, qui offrent une connaissance très fine de son activité : CA, marges, répartition de CA par familles de travaux, sites, responsables dossier, taux de retour de dossier, gestion des encours et du stock entrant/sortant, crédit client, prévisionnel de trésorerie, répartition des coûts de production, gestion de la sous-traitance, etc.
La gestion par Marchés facilite l’analyse financière des gros dossiers de maîtrise d’œuvre ou des marchés à bon de commande pouvant comporter des centaines d’opérations différentes.
La passerelle comptable permet d’exporter les écritures de vente et de règlement dans le format comptable de son choix sans avoir à ressaisir les données, suivant le plan comptable du cabinet.
La gestion de stock d’heures de temps passés (stock entrant sur la commande/sortant à la facturation) permet d’obtenir l’encours dossier à tout moment, et le montant précis des ses travaux en cours en fin de période comptable.
La gestion de production
La gestion de production permet d’organiser l’activité des collaborateurs autours de dizaines de procédures qualité métiers issues du savoir-faire de nos utilisateurs. Les dossiers de type Foncier cohabitent avec des dossiers de type BE (bureau d’étude), avec une interface et des fonctionnalités propres à chaque type.
Les procédures intègrent les tâches à faire pour chaque type de travail, et contient une vaste base de documents parfaitement adaptés. Elles en assurent l’édition sans ajout de logiciel extérieur, évitant des paramétrages fastidieux et fragiles.
Liées aux agendas des utilisateurs, la distribution des tâches par alerte et le suivi des dossiers n’ont jamais été aussi faciles.
Dans un souci de traçabilité et de développement durable, chaque document produit est « flashé » en PDF sécurisé, et archivé automatiquement dans le répertoire du dossier, en lien avec la GED cartographique Géoprod Carto et Géoprod Web Service. Fini les photocopies papiers, chaque document peut être retrouvé par ses mots clés, et ouvert avec sa copie PDF.
GED, Planning, serveur de mails : tout est inclu
Le serveur de mail intégré permet d’envoyer et de recevoir des mails qui seront automatiquement attachés aux dossiers et aux clients. Sur une affaire donnée, la vue Correspondances permet de consulter par ordre chronologique tous les courriers et documents imprimés et tous les mails envoyés ou reçus.
Pour le planning, les interventions terrains prévues dans la procédure sont envoyées directement vers Google Agenda, incluant le véhicule et le matériel nécessaires à l’intervention, et les coordonnées de toutes les personnes convoquées au R.V.
L’usage des mails, au travers du serveur de mail intégré, facilite le classement des mails, qui seront automatiquement attachés aux dossiers et aux clients.
Véritable outil de Gestion électronique de document, le logiciel autorise l’intégration et la gestion des fichiers de production externes stockés sur vos serveurs ou sur des outils de partage en ligne (DropBox, OneDrive, Google Drive, etc), le suivi des corrections par versioning, et la livraisons aux clients et intervenants par courrier, mails, ou par téléchargement avec Géoprod Web Service.
La saisie automatique ou manuelle des temps passés, le calcul des prix de revient en temps réel, les nombreux outils d’analyses statistiques et graphiques, tout concourt à augmenter la productivité des collaborateurs, à faciliter le suivi de production et l’analyse de l’activité, et à améliorer la qualité du service rendu au client.
Livré prêt à l’emploi avec plus de 100 modèles de courriers et de documents facilement personnalisable, des catalogues commerciaux, des procédures métiers, Géoprod Quality est le support de l’organisation de l’entreprise, quel que soit sa taille ou le nombre de ses bureaux.
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